Dans un environnement juridique en constante évolution, la gestion des contrats est devenue un défi majeur pour les entreprises. Les responsables juridiques sont confrontés à des exigences croissantes en termes de conformité, de sécurité et d’efficacité dans la gestion de leurs contrats. C’est dans ce contexte que notre cabinet de conseil se positionne en tant qu’expert incontournable, mettant en œuvre des solutions de Contract Lifecycle Management (CLM) adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise.
83% des services juridiques font face à des pressions pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts*
* Source : Conga
Les défis actuels à relever par les directions juridiques
- Le manque de visibilité ou de contrôle sur les accords passés, présents et à venir augmente les risques de manière significative
- La durée des cycles contractuels entraîne une reconnaissance de revenus aléatoire
- L’approbation des termes contractuels peut entraîner des difficultés de gouvernance
- Les documents tiers augmentent l’exposition aux risques et la complexité opérationnelle
- Les demandes et les approbations émanant de vos partenaires internes et externes peuvent engendrer une surcharge d’activité ingérable, et détériorer la qualité de service
Qu’est-ce que le CLM ?
Le CLM, ou gestion du cycle de vie des contrats, englobe l’ensemble des processus liés à la création, la négociation, l’exécution et la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie. Notre expertise en tant qu’intégrateur de solutions CLM permet d’optimiser ces processus, d’accroître la visibilité sur l’ensemble de votre portefeuille contractuel et d’améliorer la collaboration entre les différents contributeurs.
CLM = Contract Lifecycle Management – en d’autres termes il s’agit d’une solution logicielle visant à centraliser, automatiser et à optimiser le cycle de vie d’un contrat (création – négociation – exécution – renouvellement)
Bénéfices du Contract Lifecycle Management
Une solution CLM offre de nombreux atouts pour les entreprises, en particulier pour les responsables juridiques :
Optimisation des processus = gain de temps
- Réduction du délai de contractualisation : création des contrats en libre-service et en quelques clics pour accélérer les cycles contractuels
- Automatisation des tâches répétitives liées à la gestion des contrats, réduisant ainsi le temps et les ressources nécessaires.
- Flux de travail automatisés ce qui accélère le processus de négociation, d’approbation et d’exécution des contrats.
- Centralisation des éléments : contrathèque, clausier, référentiel contractuel unique.
Meilleure maîtrise
- Contrôle et maîtrise du processus de négociation : suivi et notifications des modifications, ce qui assure une meilleure maitrise des risques tout en réduisant les délais
- Visibilité sur les engagements des contrats passés
- Automatisation des renouvellements : contrôle efficace et proactif des renouvellements, expirations, durée des cycles et des charges de travail
Réduction des Risques et Conformité
- Le CLM identifie et atténue les risques de contentieux en fournissant des alertes pour les échéances de contrat, la négociation des clauses critiques en suivant les engagements issus des contrats passés.
- Les solutions CLM intègrent des fonctionnalités de contrôle de conformité, garantissant que tous les contrats respectent les normes légales en vigueur.
CENTRALISER – OPTIMISER – FIABILISER
sont les principaux atouts d’une solution CLM.
Visibilité et Traçabilité
- Les commerciaux sont guidés par des assistants automatiques pour créer les contrats automatiquement et de contrôler l’émission et les modifications via des workflows d’approbation.
- Vue d’ensemble du portefeuille : Le CLM offre une visibilité totale sur l’ensemble du portefeuille contractuel, permettant aux responsables juridiques de suivre et de gérer efficacement chaque contrat.
- Traçabilité : Suivi des modifications apportées aux contrats, les interactions et les approbations, tout au long du cycle de vie du contrat.
Économies de Coûts et Rentabilité
- Réduction des coûts administratifs : l’automatisation des processus réduit les coûts administratifs liés à la gestion manuelle des contrats.
- Optimisation des clauses contractuelles : en repérant les possibilités d’amélioration des termes des contrats, le CLM aide à maximiser la rentabilité des accords.
Analyse et Prise de Décision Stratégique
- Rapports détaillés : Accédez à des rapports détaillés sur la performance des contrats, les tendances et les risques, facilitant la prise de décision stratégique.
- Analyse prédictive : Certains systèmes CLM intègrent des capacités d’analyse prédictive pour anticiper les tendances futures et prendre des décisions éclairées.
Des résultats réels (avec l’utilisation de la solution Conga CLM) :
45%
d’augmentation de l’exactitude des contrats
43%
d’augmentation de la conformité
42%
de moins en délais de traitement
En conclusion, le CLM offre un ensemble complet de fonctionnalités qui vont au-delà de la simple gestion des contrats, fournissant des avantages significatifs en termes d’efficacité opérationnelle, de réduction des risques et de prise de décision stratégique pour les entreprises.
Bien choisir son CLM
Il existe plusieurs logiciels CLM, avec des fonctionnalités et des caractéristiques différentes selon les outils. Comme tout projet informatique stratégique, le choix et l’intégration d’un CLM nécessite l’accompagnement d’un expert afin de déterminer la solution la plus pertinente pour atteindre les objectifs fixés.
ITCelerator accompagne de nombreuses entreprises dans le choix et la mise en œuvre de solutions CLM. Notre équipe est constituée d’experts pluridisciplinaires qui maîtrisent parfaitement les logiciels comme CONGA CLM.
Nos consultants se chargent de mener pour vous la mise en place complète et personnalisée de votre solution CLM, assurant une présence dans toutes les phases d’un projet : découverte/analyse des besoins, paramétrage de la solution & transfert de compétences afin de vous rendre autonomes.
